予約サイトの在庫管理システム.宿泊予約サイトの在庫を自動同期し一元管理.

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じゃらん・楽天・e-Hotelなど大手予約サイトの予約を管理し在庫数を自動更新する予約在庫管理自動同期システム。

宿帳くんフロンティアの特徴/導入のメリット
高額なフロント管理システムはもういらない!
宿帳くんFrontierなら...
高額なフロント管理システムなしに
自社HP・電話・予約サイトからの予約を全て一元管理!
顧客管理や請求書&領収書の発行までOK!
パソコンに不慣れだから 手書き管理のほうが早い!
そういわれる宿泊施設様は大変多いです。手書きの方が慣れているから処理が早い・・・確かにそうだと思います。手書き管理が悪いとは思いません。ただ これからの時代を手書きの管理で 本当に乗り切れるでしょうか?
直接のやり取りを大事にしたい・・・
確かにおっしゃるとおりです。ただ「ご予約と顧客管理の手間を手書きで行うこと」と「お客様との直接のやり取りをなくすこと」とは まったく次元の異なる話です。
ではパソコンで予約や顧客管理を行うことのメリットは具体的には何でしょうか?
システムを開発する側・提供する側の立場として 弊社では以下の点がシステムを導入するに当たり最低限検討すべき項目だと考えています。下記の項目に一つも当てはまらない場合は そのシステムを導入するメリットは 一切ないとお考えください。
データ処理の正確さ
電話で受け 手書きで管理している場合 一番のデメリットとなるのは 予約を受け付けた人間のスキル・経験により 管理項目に不備が発生する場合があるということです。
これを避けるためには 予約受付時の応答をマニュアル化し スタッフを教育する必要があります。オリジナルの台帳を作成し端から順に確認し項目を記入していくなどの対策も有効かもしれません。

一方 ネットで予約を受け付けると 項目はお客様ご自身が入力されます。必須の項目については システム側で入力のチェックを行うので 必要な項目の記入漏れはありません。
たまにはお客様自身が間違って入力される可能性もゼロではありませんが スタッフの書き間違いとどちらの頻度が上でしょうか?

宿帳くんFrontier予約システムなら 郵便番号検索機能がついておりますので住所の入力間違いは殆どありません。また 宿帳くんFrontier同期システムをご利用の場合 他の予約サイトからの予約通知を受け取り 自動的に解析登録しますので データ転記や登録時の入力ミスなどが起きる可能性もありません。
リアルタイムな処理
電話で予約を受けた場合 部屋の空状況を調べ→プランの種類やお料理の内容などをご説明→人数をお聞きし→その日の料金を調べ→予約が確定→台帳に記入します。
プランの詳細が伝え切れなかったり 日毎に客単価を変えたりしている場合は ご案内時に料金を間違ってしまうこともあるかも知れませんね。
さらに予約を受理した後 予約サイトに提供している部屋を減らし 自社サイトのカレンダーを更新しなければなりません。

他の予約サイトから予約が入った場合も リアルタイムで管理している訳ではないため オーバーブッキングの可能性があったり 手書き台帳に転記(もしくはFAXをファイリング)の手間があったり 他のサイトへの在庫数の調整を行わなければならなかったり・・・お客様の見えないところでの作業は膨大です。

宿帳くんFrontier予約システムなら 予約受付と同時にお客様へメールが送信され 御社サイト上の空室カレンダーが更新されます。お客様はその場で自分の予約が受理されたことを確認でき安心されるでしょう。
また 宿帳くんFrontier同期システムをご利用の場合 たとえばA社からの予約通知を受け取ると 自動的に自社サイトのカレンダー(宿帳くん)が更新され B社のサイトにも更新された在庫数を自動的に同期します。この間 弊社サーバーが全ての動作を行いますので 御社にて操作する作業は一切ありません。パソコンを起動していなくても大丈夫。同期が正常に行われたかどうかの結果がメールで送信されますので 確認するだけです。
データの共有
当日お見えになったお客様から「部屋が違う」「注文したものがない」「アレルギーがあることを伝えたのに!」「禁煙室がよかった・・・」などなど クレームがつくことも。
これはスタッフ内でお見えになるお客様のデータを共有できていないことが原因です。手書き台帳に全てを記載しておけば 問題ないかもしれませんがその台帳は1冊しかないので 物理的に大勢のスタッフで共有することは難しいですね。台帳の該当ページを 各担当者にコピーして配布しますか?

また リピーターのお客様が以前の宿泊時に何をどうされたか・・・ 女将さんやオーナーさんの記憶だけに頼っていては 限界があると思います。もし 万が一 大事なことを失念していたら?
人間ですから完璧に記憶しているなんてこと どんな一流のプロでも難しいもの。数年ぶりに再訪されるお客様もたくさんいらっしゃると思いますが 過去に来たことを覚えてくれているときの喜びは(恐らく管理者様が思われているより)結構 大きいものです。お客様の満足のためにデータを蓄積・共有することが 今後 他の施設とのサービスの差別化を図る上でも重要となってくることは間違いないでしょう。

宿帳くんFrontier予約システムならクラウドシステムなのでデータは全てサーバーに蓄積されています。複数のパソコンからアクセスしデータの確認や入力が可能です。お客様の記録を残すことが出来るので 次回の来訪時に仮に担当者が変わっても 顧客名で検索し宿泊履歴を辿る事が出来ます。
データの再利用
お客様に年賀状や挨拶状・ダイレクトメールを書こうと思ったけれど 手書き管理の台帳から一人ずつ住所と名前を書き出して作成するのは大変な作業です(>_<)。仮にそれが 閑散期の作業だったとしても その作業に費やす人件費を計算すると・・・。
年賀状作成ソフトにデータを入力する際に 変換ミスをしたり間違えたりすることもあるでしょう。
せっかく蓄積された顧客データでも 手書きでは活用の範囲に制限があります。

宿帳くんFrontier予約システムなら CSV形式でのデータ出力機能(※プロ以上)でExcelや年賀状ソフトにデータを取り込むことが可能です。またメルマガ配信機能(※エクセレント以上)を利用して ピンポイントで顧客に特別プランなどを案内することもできます。メルマガなら配信のコストも大幅に削減できます。
また 宿帳くんFrontier同期システムをご利用の場合 他サイトから予約されたお客様のデータも顧客マスターに自動的に登録されます。リピーター扱いとなりますので 次回からは自サイトでの予約を促し 他サイトの手数料を削減することも可能です。

自社サイトでの予約につなげることが もっとも低コストで理想的な状態です。そのためのツールとして宿帳くんFrontierを大いにご活用ください。
管理のための人件費と作業時間の削減
最も重要なポイントです。システムを導入するには それなりの導入・運用費が必要となります。

そのシステムを利用することで どのくらいの作業時間が削減できるのか。その時間から人件費を割り出しその人件費と比較して システムの運用のコストが見合っているのかどうか が導入を決定付ける最も重要なポイントです。

本来はシステムを導入することで 上記に挙げたような様々な「プラスの要因」がありますが このプラスの要因でどのくらいの売り上げアップが見込めるかは 導入時点では未知数です。

システムはあくまでも使いこなす人によって成果が変わるものです。

使いこなすことは前提ではありますが もしそうでなくても単純に導入しただけでどのくらいの手間と時間が省けるか ご自身が見えている範囲での効果を費用に換算してみることをお勧めします。それにより 導入すべきかどうかという判断が出来るのではないかと思います。

削減できた作業時間は お客様へ還元してください。より良いサービスや満足を提供できれば それが御社にとって もっとも大きなメリットを産むことになると思います。


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